Duomenų tvarkymo sutartis
Šalys
Duomenų valdytojas (toliau – Valdytojas):
Duomenų tvarkytojas: MB „Liūto media“, juridinio asmens kodas 307535389, PVM mokėtojo kodas LT100019531917, buveinės adresas Šlaito g. 1, Lingių k., LT-96362 Klaipėdos r., el. paštas support@baltoll.com, atstovaujama direktoriaus Mindaugo Bružo (toliau – Tvarkytojas).
Ši duomenų tvarkymo sutartis (toliau – DTS) sudaroma elektroniniu būdu kartu su Baltoll naudojimo sąlygomis (toliau – Sąlygos) ir yra neatskiriama jų dalis.
1. Sąvokos
1.1. BDAR – 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES) 2016/679 (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas). Sąvokos „asmens duomenys“, „tvarkymas“, „duomenų subjektas“, „asmens duomenų saugumo pažeidimas“, „subtvarkytojas“ ir kitos vartojamos taip, kaip jos apibrėžtos BDAR.
1.2. Asmens duomenys – asmens duomenys, kuriuos Tvarkytojas tvarko Valdytojo vardu teikdamas Baltoll paslaugą (toliau – Paslauga). Jie aprašyti 1 priede.
2. Dalykas ir trukmė
2.1. Tvarkytojas tvarko Asmens duomenis Valdytojo vardu tik Paslaugai teikti. Tvarkymo pobūdis, tikslai, duomenų kategorijos ir duomenų subjektų kategorijos nurodyti 1 priede.
2.2. DTS galioja, kol galioja Sąlygos, ir taip pat tol, kol Tvarkytojas tvarko Asmens duomenis (iki jų ištrynimo pagal 11 skyrių).
3. Valdytojo nurodymai
3.1. Tvarkytojas tvarko Asmens duomenis tik pagal dokumentais įformintus Valdytojo nurodymus, įskaitant nurodymus dėl duomenų perdavimo į trečiąsias valstybes, nebent tai daryti jį įpareigoja Europos Sąjungos ar valstybės narės teisė. Tokiu atveju Tvarkytojas prieš tvarkymą informuoja Valdytoją apie tokį teisinį reikalavimą, nebent ta teisė draudžia informuoti.
3.2. Dokumentais įformintais nurodymais laikomi:
- (a) ši DTS ir Sąlygos;
- (b) Valdytojo Administratorių veiksmai ir nustatymai Skydelyje: kelionių saugojimo terminas, maršrutų režimas, telefonų prijungimas ir išjungimas, komandos narių kvietimas, ataskaitų siuntimas;
- (c) Valdytojo rašytiniai nurodymai el. paštu, jei jie suderinami su Paslaugos funkcijomis. Nurodymai, kuriems įvykdyti reikia papildomo darbo, vykdomi šalims susitarus;
- (d) čekių atpažinimo kokybės tikrinimas: kai Programėlė čekio neperskaitė arba Vairuotojas pataisė perskaitytas reikšmes, Tvarkytojas gali peržiūrėti to čekio nuotrauką, nuskaitytą tekstą ir perskaitytas reikšmes – tik tam, kad ištaisytų čekių atpažinimo klaidas Paslaugoje. Prieigą turi tik įgalioti Tvarkytojo darbuotojai; duomenys nenaudojami kitais tikslais, neperduodami tretiesiems asmenims ir ištrinami pagal Valdytojo nustatytą saugojimo terminą. Automatiniams Paslaugos testams naudojamas tik čekio tekstas, iš kurio pašalinti mokėjimo ir lojalumo kortelių bei kiti identifikaciniai numeriai.
3.3. Tvarkytojas nedelsdamas informuoja Valdytoją, jei, jo nuomone, nurodymas pažeidžia BDAR ar kitus duomenų apsaugos teisės aktus, ir gali sustabdyti tokio nurodymo vykdymą, kol Valdytojas jį patvirtina ar pakeičia.
4. Valdytojo pareigos
4.1. Valdytojas atsako už tai, kad Asmens duomenys būtų tvarkomi teisėtai: turi teisėtą tvarkymo pagrindą, informuoja duomenų subjektus (Vairuotojus) BDAR 13 straipsnyje nustatyta tvarka, prireikus atlieka poveikio duomenų apsaugai vertinimą ir laikosi darbo teisės aktų reikalavimų.
4.2. Valdytojas nenaudoja Paslaugos specialių kategorijų asmens duomenims (pvz., sveikatos duomenims) tvarkyti.
5. Konfidencialumas
5.1. Tvarkytojas užtikrina, kad asmenys, turintys teisę tvarkyti Asmens duomenis, būtų įsipareigoję užtikrinti konfidencialumą arba jiems būtų taikoma atitinkama įstatyminė konfidencialumo prievolė. Prieiga prie Asmens duomenų suteikiama tik tiek, kiek būtina Paslaugai teikti, prižiūrėti ir pagalbai teikti.
6. Saugumas
6.1. Tvarkytojas įgyvendina tinkamas technines ir organizacines priemones pagal BDAR 32 straipsnį. Jos aprašytos 2 priede.
6.2. Tvarkytojas gali atnaujinti priemones atsižvelgdamas į technologijų pažangą, jei bendras apsaugos lygis nesumažėja.
7. Subtvarkytojai
7.1. Valdytojas suteikia Tvarkytojui bendrąjį rašytinį leidimą pasitelkti subtvarkytojus. Šiuo metu pasitelkiami subtvarkytojai nurodyti 3 priede.
7.2. Apie ketinimą pasitelkti naują ar pakeisti esamą subtvarkytoją Tvarkytojas praneša Valdytojo direktoriui el. paštu ne vėliau kaip prieš 30 dienų. Valdytojas per 14 dienų gali pateikti pagrįstą prieštaravimą. Jei šalys nesusitaria, Valdytojas gali nutraukti sutartį, o Tvarkytojas grąžina iš anksto sumokėtą mokestį už nepanaudotą laikotarpį.
7.3. Su kiekvienu subtvarkytoju Tvarkytojas sudaro sutartį, kurioje nustatyti tokie patys duomenų apsaugos įsipareigojimai kaip šioje DTS (BDAR 28 straipsnio 4 dalis). Tvarkytojas lieka visiškai atsakingas Valdytojui už subtvarkytojų įsipareigojimų vykdymą.
8. Duomenų perdavimas už EEE ribų
8.1. Asmens duomenys saugomi serveryje Europos Sąjungoje (Suomijoje).
8.2. Asmens duomenys į trečiąsias valstybes perduodami tik laikantis BDAR V skyriaus reikalavimų – remiantis Europos Komisijos sprendimu dėl tinkamumo (įskaitant ES ir JAV duomenų privatumo sistemą) arba standartinėmis sutarčių sąlygomis. 3 priede nurodyta, kurie subtvarkytojai gali tvarkyti duomenis už EEE ribų.
9. Pagalba Valdytojui
9.1. Atsižvelgdamas į tvarkymo pobūdį, Tvarkytojas padeda Valdytojui vykdyti pareigą atsakyti į duomenų subjektų prašymus įgyvendinti jų teises (BDAR III skyrius):
- (a) Skydelyje Valdytojas gali peržiūrėti ir atsisiųsti Vairuotojo keliones ir čekius, išjungti Vairuotojo telefoną (tada ištrinama jo paskutinė vieta ir maršruto tikslas), nustatyti saugojimo terminą;
- (b) jei duomenų subjektas kreipiasi tiesiogiai į Tvarkytoją, Tvarkytojas per 5 darbo dienas persiunčia prašymą Valdytojui ir savarankiškai į jį neatsako, išskyrus atvejus, kai Valdytojas to paprašo;
- (c) Valdytojo prašymu Tvarkytojas per 10 darbo dienų pateikia konkretaus asmens duomenų kopiją ar juos ištrina, jei to negalima padaryti Skydelyje.
9.2. Tvarkytojas padeda Valdytojui vykdyti BDAR 32–36 straipsniuose nustatytas pareigas (saugumas, pranešimai apie pažeidimus, poveikio duomenų apsaugai vertinimas, išankstinės konsultacijos), pateikdamas turimą informaciją apie Paslaugą ir tvarkymą.
10. Asmens duomenų saugumo pažeidimai
10.1. Sužinojęs apie asmens duomenų saugumo pažeidimą, Tvarkytojas praneša apie jį Valdytojui nepagrįstai nedelsdamas, ne vėliau kaip per 48 valandas. Pranešime pateikiama BDAR 33 straipsnio 3 dalyje nurodyta informacija, kiek ji tuo metu žinoma. Trūkstama informacija pateikiama vėliau, kai tik ji gaunama.
10.2. Tvarkytojas nedelsdamas imasi priemonių pažeidimo padariniams sumažinti ir dokumentuoja pažeidimą. Duomenų subjektų ir priežiūros institucijos Valdytojo vardu Tvarkytojas neinformuoja be Valdytojo sutikimo, nebent to reikalauja teisės aktai.
11. Duomenų grąžinimas ir ištrynimas
11.1. Paslaugos teikimo metu kelionės, čekiai ir žinutės automatiškai ištrinami pasibaigus Valdytojo Skydelyje nustatytam saugojimo terminui.
11.2. Pasibaigus Paslaugos teikimui, Valdytojas per 30 dienų gali atsisiųsti ataskaitas (Excel, PDF) ir visus duomenis (ZIP). Tvarkytojas ištrina visus Asmens duomenis ne vėliau kaip per 60 dienų nuo sutarties pabaigos. Tvarkytojo išrašytos sąskaitos faktūros Valdytojui nėra Asmens duomenys pagal šią DTS – jas Tvarkytojas saugo kaip savo apskaitos dokumentus teisės aktų nustatytą laiką. Atsarginėse kopijose duomenys ištrinami pasibaigus jų saugojimo terminui (ne ilgiau kaip per 30 dienų). Valdytojo prašymu Tvarkytojas raštu patvirtina ištrynimą.
11.3. Duomenys gali būti saugomi ilgiau tik tada, kai tai privaloma pagal Europos Sąjungos ar valstybės narės teisę.
12. Informacija ir auditai
12.1. Tvarkytojas pateikia Valdytojui visą informaciją, būtiną įrodyti, kad vykdomos BDAR 28 straipsnyje nustatytos prievolės, ir sudaro sąlygas Valdytojui ar jo įgaliotam auditoriui atlikti auditus, įskaitant patikrinimus.
12.2. Pirmiausia auditas atliekamas pateikiant dokumentus ir atsakymus į Valdytojo klausimus. Patikrinimas vietoje atliekamas apie jį pranešus ne vėliau kaip prieš 30 dienų, ne dažniau kaip kartą per metus (išskyrus atvejus, kai jis atliekamas po asmens duomenų saugumo pažeidimo ar priežiūros institucijos reikalavimu), darbo valandomis, netrikdant Paslaugos teikimo kitiems klientams ir užtikrinant kitų klientų duomenų konfidencialumą. Audito išlaidas apmoka Valdytojas.
13. Atsakomybė
13.1. Šalių atsakomybė duomenų subjektams nustatoma pagal BDAR 82 straipsnį. Šalių tarpusavio atsakomybei taikomi Sąlygų 12 skyriaus apribojimai tiek, kiek jie neprieštarauja BDAR ir imperatyviosioms teisės normoms.
14. Baigiamosios nuostatos
14.1. DTS keičiama Sąlygų 15 skyriuje nustatyta tvarka.
14.2. Jei DTS ir Sąlygų nuostatos dėl asmens duomenų tvarkymo prieštarauja viena kitai, taikoma DTS.
1 priedas. Tvarkymo aprašymas
| Sritis | Aprašymas |
|---|---|
| Tvarkymo pobūdis | Duomenų rinkimas Vairuotojo telefone Programėle, perdavimas šifruotu ryšiu, saugojimas, struktūrizavimas, skaičiavimai (atstumai, mokami keliai, rinkliava, degalai), peržiūra Skydelyje, Administratorių atliekami kelionių ir čekių pataisymai (fiksuojama, kas ir kada pataisė), ataskaitų rengimas ir siuntimas el. paštu Valdytojo Administratoriams ir Valdytojo nurodytiems gavėjams (pvz., buhalteriui), pranešimai Administratoriams el. paštu apie naujas Vairuotojų žinutes (su žinutės tekstu) ir apie darbo metu nutrūkusį telefono ryšį, visų duomenų eksportas Valdytojo prašymu, ištrynimas. |
| Veiksmų žurnalas | Kuris Administratorius, kada ir ką pakeitė Skydelyje (pvz., automobilio tarifą, priskirtą automobilį, pataisė ar ištrynė kelionę ar čekį – su kelionės data, vietovėmis ir Vairuotojo vardu). Matomas tik Valdytojo direktoriui. |
| Tikslai | (1) Įspėti Vairuotojus apie mokamus kelius. (2) Apskaityti keliones ir mokamų kelių atkarpas, apskaičiuoti rinkliavos ir degalų išlaidas. (3) Apskaityti degalų čekius. (4) Rodyti Valdytojui automobilių buvimo vietą Vairuotojų darbo metu. (5) Rengti ataskaitas. (6) Perduoti Valdytojo ir Vairuotojų žinutes. (7) Techniškai prižiūrėti Paslaugą ir teikti pagalbą. (8) Tikrinti ir gerinti degalų čekių atpažinimo kokybę (3.2 punkto (d) papunktis). |
| Duomenų subjektai | Vairuotojai. Kiti asmenys, kurių duomenys gali būti degalų čekių nuotraukose (pvz., kasininko vardas, lojalumo kortelės numeris). |
| Vairuotojo duomenys | Vardas (kaip jį įvedė Vairuotojas), priskirtas automobilis (valstybinis numeris), telefono modelis, operacinės sistemos ir Programėlės versijos, atsitiktinis įrenginio raktas. |
| Vietos duomenys | Tik Vairuotojo darbo metu – nuo „Pradėti darbą“ (arba nuo automatinio darbo pradėjimo prisijungus prie automobilio „Bluetooth“, jei Vairuotojas šią funkciją įsijungia) iki „Baigti darbą“. Tai GPS koordinatės, greitis ir kryptis, paskutinė vieta ir būsena (atnaujinamos maždaug kas 20 sekundžių važiuojant), kelionės maršrutas ir kelionės metu ilgesni nei 3 minučių sustojimai – vieta, pradžia ir pabaiga (režimu „Visą maršrutą“) arba tik mokamų kelių atkarpos (režimu „Tik mokamus kelius“), kelionės pradžios ir pabaigos laikas bei vietovė. Iš kelionių laiko Skydelyje apskaičiuojama, kiek laiko automobilis stovėjo tarp kelionių. |
| Kelionių ir išlaidų duomenys | Atstumas, mokamais keliais nuvažiuoti kilometrai ir keliai, rinkliava, apskaičiuotas degalų kiekis ir kaina. |
| Degalų čekiai | Čekio nuotrauka, litrai, suma, valiuta, degalų rūšis, degalinė, šalis, įpylimo vieta ir laikas. Tekstas nuskaitomas Vairuotojo telefone; jei telefonas čekio neperskaito arba skaičiai nesutampa, nuotrauka ir telefone nuskaitytas tekstas perduodami nuskaityti dirbtinio intelekto paslaugai (OpenAI, 3 priedas). Nuskaitytas tekstas ir automatiškai perskaitytos reikšmės saugomi kartu su čekiu (atpažinimo kokybei tikrinti). |
| Žinutės | Administratorių ir Vairuotojų žinučių tekstas, autorius, išsiuntimo, pristatymo ir perskaitymo laikas. |
| Techniniai duomenys | Programėlės klaidų ataskaitos (be vietos duomenų), prisijungimo laikas, pranešimų pristatymo raktas („Firebase“), serverio žurnalų įrašai (IP adresas, užklausos laikas). |
| Maršruto užklausos | Maršruto pradžia – naudojama tik atsakymui apskaičiuoti ir neišsaugoma. Tikslas (pavadinimas ir koordinatės), kai Vairuotojas pradeda vesti pasirinktu maršrutu, – rodomas Valdytojui žemėlapyje „Gyvai“ kartu su likusiu keliu ir numatomu atvykimo laiku, kol tikslas pasiekiamas, maršrutas atšaukiamas ar darbas baigiamas; po to ištrinamas. |
| Specialių kategorijų duomenys | Netvarkomi. |
| Saugojimo terminai | Kelionių suvestinės (laikas, atstumas, mokami keliai, išlaidos), čekiai ir žinutės – Valdytojo nustatytas terminas (nuo 3 mėnesių iki 2 metų), po jo ištrinami automatiškai. Detalus kelionės maršrutas ir sustojimai – 30 dienų, po to ištrinami automatiškai (lieka mokamų kelių atkarpos – rinkliavos apskaitai). Paskutinė vieta – perrašoma, kol telefonas prijungtas. Klaidų ataskaitos – 90 dienų. Serverio žurnalai – iki 30 dienų. Atsarginės kopijos – iki 30 dienų. Veiksmų žurnalas – Valdytojo nustatytas terminas, bet ne ilgiau kaip 24 mėnesiai. Paskutinė vieta ištrinama, kai Vairuotojas baigia darbą. Pasibaigus sutarčiai – pagal 11 skyrių. |
2 priedas. Techninės ir organizacinės saugumo priemonės
- Duomenų vieta: nuomojamas serveris Europos Sąjungoje (Suomijoje).
- Šifravimas perduodant: visi Programėlės, Skydelio ir serverio ryšiai – tik HTTPS (TLS). Duomenų bazė serveryje nešifruojama, tačiau ji pasiekiama tik serverio viduje; atsarginės kopijos šifruojamos.
- Atsarginės kopijos: kasdien, šifruojamos AES-256, saugomos ribotą laiką. Atkūrimas išbandytas.
- Prieigos kontrolė: vaidmenys (direktorius, vadybininkas). Kiekvienos įmonės duomenys logiškai atskirti – visos užklausos ribojamos Valdytojo paskyra. Telefonai jungiasi atsitiktiniu raktu, o serveryje saugoma tik jo maiša. Administratorių slaptažodžiai saugomi tik kaip „scrypt“ maišos. Sesijų slapukai – „HttpOnly“, „Secure“, „SameSite“. Taikomas užklausų skaičiaus ribojimas ir apsauga nuo tarpvietinių užklausų klastojimo (CSRF). Slaptažodžio atkūrimo nuorodos galioja 1 valandą.
- Serverio apsauga: programa veikia atskiro sistemos naudotojo teisėmis. Duomenų bazė pasiekiama tik serverio viduje. Prieiga prie serverio – tik įgaliotiems asmenims. Programinė įranga reguliariai atnaujinama.
- Stebėsena: automatinė serverio būsenos patikra kas kelias minutes, pranešimai apie klaidas, išorinė prieinamumo stebėsena.
- Duomenų kiekio mažinimas: vieta renkama tik darbo metu. Galimas režimas „Tik mokamus kelius“. Čekių tekstas nuskaitomas telefone; nuotrauka dirbtinio intelekto paslaugai perduodama tik telefonui čekio neperskaičius ir nesaugoma jos mokymui. Automobilio „Bluetooth“ duomenys lieka telefone. Duomenys automatiškai ištrinami pagal saugojimo terminą.
- Kokybė: automatiniai testai prieš kiekvieną Paslaugos atnaujinimą.
- Pažeidimų valdymas: incidentai registruojami ir tiriami. Valdytojas informuojamas pagal 10 skyrių.
3 priedas. Subtvarkytojai
| Subtvarkytojas | Paslauga ir tvarkomi duomenys | Vieta |
|---|---|---|
| FASTVPS Eesti OÜ (Estija) | Serverio nuoma ir infrastruktūra – visų Paslaugos duomenų saugojimas | ES |
| Hetzner Online GmbH (Vokietija) | Duomenų centras, kuriame veikia serveris (per FASTVPS) | ES (Suomija) |
| OpenAI Ireland Limited (Airija) | Degalų čekio nuotraukos nuskaitymas dirbtinio intelekto modeliu, kai Vairuotojo telefonas čekio neperskaitė ar skaičiai nesutampa. Perduodama čekio nuotrauka ir telefone nuskaitytas tekstas (juose gali būti kasininko vardas, kortelės paskutiniai skaitmenys). Duomenys nenaudojami modeliams mokyti ir „OpenAI“ sistemoje nesaugomi ilgiau, nei reikia piktnaudžiavimo stebėsenai. | ES; galimas perdavimas OpenAI, L.L.C. (JAV) remiantis standartinėmis sutarčių sąlygomis |
| Google Ireland Limited (Airija) | „Google Play“ paslaugos Vairuotojo telefone: vietovardžio nustatymas pagal koordinates (kelionės pradžia ir pabaiga, degalinė), adresų paieška skiltyje „Maršrutas“. Perduodamos koordinatės ir paieškos tekstas. „Firebase Cloud Messaging“ – signalas telefonui, kad laukia nauja žinutė; perduodamas tik pranešimų pristatymo raktas, žinutės tekstas neperduodamas. | ES; galimas perdavimas Google LLC (JAV) remiantis ES ir JAV duomenų privatumo sistema ir standartinėmis sutarčių sąlygomis |
Čekių nuskaitymas, dokumentų skenavimas ir QR kodo skaitymas pirmiausia vyksta Vairuotojo telefone („Google ML Kit“), vaizdai „Google“ neperduodami; tik jei telefonas čekio neperskaitė, nuotrauka perduodama nuskaityti „OpenAI“ (žr. lentelę), o čekio nuotrauka saugoma tik Tvarkytojo serveryje; „ML Kit“ gali siųsti „Google“ anoniminę naudojimo statistiką be vaizdų ir teksto. Programėlės duomenys neįtraukiami į „Android“ atsargines kopijas. El. laiškai siunčiami iš Tvarkytojo serverio. Žemėlapio foną (OpenFreeMap) Vairuotojo telefonas ar Administratoriaus naršyklė gauna tiesiogiai – perduodami IP adresas ir rodoma vietovė; Asmens duomenys iš Paslaugos neperduodami. Prieinamumo stebėsena tikrina tik viešą svetainės adresą.