Poveikio duomenų apsaugai vertinimas
Kodėl to reikia: Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija yra patvirtinusi sąrašą duomenų tvarkymo operacijų, kurioms poveikio duomenų apsaugai vertinimas (PDAV) privalomas – jame yra darbuotojų buvimo vietos ir judėjimo stebėsena. Todėl PDAV turi atlikti kiekviena įmonė, prieš pradėdama naudoti Baltoll vairuotojų vietai matyti. Šis šablonas jau užpildytas tuo, ką žinome apie Baltoll; jūs patikrinate, papildote savo įmonės aplinkybėmis, pasirašote ir saugote. Vertinimą peržiūrėkite bent kartą per metus ir pakeitę Baltoll nustatymus (pvz., maršrutų režimą ar saugojimo terminą). Tai informacinis šablonas, ne teisinė konsultacija.
1. Valdytojas ir vertinimo duomenys
2. Tvarkymo aprašymas
| Sritis | Aprašymas |
|---|---|
| Tikslai | Įspėti vairuotojus apie artėjančius mokamus kelius; apskaityti keliones, kelių naudotojo mokesčio (rinkliavos) ir degalų išlaidas; apskaityti degalų čekius; organizuoti darbą ir matyti, kur yra įmonės automobiliai darbo metu; perduoti darbo žinutes. |
| Duomenų subjektai | Vairuotojai (įmonės darbuotojai ar kiti asmenys, įmonės pavedimu naudojantys programėlę). Tretieji asmenys, kurių duomenys gali būti degalų čekiuose (pvz., kasininko vardas). |
| Duomenys | Vairuotojo vardas ir priskirtas automobilis; GPS vieta, greitis ir kryptis darbo metu; kelionės (pradžia, pabaiga, atstumas, mokami keliai, maršrutas pagal pasirinktą režimą); paskutinė vieta ir būsena; pasirinkto maršruto tikslas; degalų čekių nuotraukos ir duomenys; žinutės; telefono modelis, programėlės versija, klaidų ataskaitos. |
| Kada renkama | Tik darbo metu – nuo „Pradėti darbą“ iki „Baigti darbą“ (arba automatiškai prisijungus prie automobilio „Bluetooth“, jei vairuotojas pats tai įsijungia). Kol renkama, telefone matomas nuolatinis pranešimas. Režimu „Visą maršrutą“ fiksuojami ir kelionės metu ilgesni nei 3 min. sustojimai (vieta, trukmė). |
| Maršruto režimas | |
| Saugojimo terminas | Kelionių suvestinės ir čekiai – ; detalus maršrutas ir sustojimai – 30 dienų. |
| Gavėjai | Įmonės administratoriai Baltoll skydelyje ir el. paštu (ataskaitos, pranešimai apie žinutes); įmonės nurodytas buhalteris (mėnesio ataskaita); paslaugos teikėjas MB „Liūto media“ (duomenų tvarkytojas) ir jo subtvarkytojai pagal duomenų tvarkymo sutartį; institucijos – kai to reikalauja teisės aktai. |
| Technologija | Baltoll: „Android“ programėlė vairuotojo telefone, skydelis internete, serveris Europos Sąjungoje (Suomijoje). Ryšys šifruojamas (HTTPS). |
3. Teisinis pagrindas ir teisėto intereso įvertinimas
Teisinis pagrindas – teisėtas įmonės interesas (BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas). Darbo santykiuose sutikimas nelaikomas tinkamu pagrindu, nes darbuotojas negali jo laisvai duoti.
3.1. Teisėtas interesas. Kontroliuoti transporto išlaidas (kelių naudotojo mokestį už kiekvieną nuvažiuotą kilometrą, degalus), išvengti nereikalingų mokamų ruožų, organizuoti krovinių pervežimą ir laiku informuoti klientus apie atvykimą, apsaugoti įmonės turtą.
3.2. Būtinumas. Mokamų kelių kilometrų ir rinkliavos negalima tiksliai apskaičiuoti nežinant, kuriais keliais važiuota; įspėti apie artėjantį mokamą kelią galima tik žinant vietą. Mažiau ribojančios priemonės (vairuotojų rankiniai žurnalai, tik mėnesio suvestinės) neleistų laiku įspėti ir būtų netikslios.
3.3. Interesų pusiausvyra. Vairuotojų privatumą apsaugo: vieta renkama tik darbo metu ir tai matoma telefone; vairuotojas pats pradeda ir baigia darbą; galimas režimas „Tik mokamus kelius“, kai visas maršrutas nesiunčiamas; duomenys automatiškai ištrinami pasibaigus terminui; prieiga tik įmonės administratoriams; vairuotojai informuojami raštu. Vairuotojai gali pagrįstai tikėtis, kad darbo metu įmonė žino, kur yra jos automobiliai ir kiek kainuoja kelionės.
4. Vairuotojų informavimas ir teisės
- Vairuotojai informuojami raštu pagal Baltoll šabloną „Informacija vairuotojams apie vietos duomenų tvarkymą“ (BDAR 13 straipsnis, Lietuvos Respublikos darbo kodekso 27 straipsnis) ir pasirašo, kad susipažino.
- Jei įmonėje yra darbo taryba ar kiti darbuotojų atstovai, jie informuojami apie planuojamą stebėseną ir su jais konsultuojamasi prieš ją pradedant.
- Vairuotojų teisės (susipažinti, ištaisyti, ištrinti, apriboti, nesutikti) įgyvendinamos per įmonės kontaktinį asmenį; Baltoll skydelyje galima peržiūrėti, atsisiųsti ar išjungti vairuotojo duomenis.
5. Rizikos ir jų mažinimo priemonės
| Rizika vairuotojams | Mažinimo priemonės | Likusi rizika |
|---|---|---|
| Stebėjimas ne darbo metu, privataus gyvenimo stebėjimas | Vieta renkama tik tarp „Pradėti darbą“ (arba automatinio pradėjimo per automobilio „Bluetooth“, jei vairuotojas jį įsijungia) ir „Baigti darbą“; nuolatinis pranešimas telefone; taisyklė dėl asmeninių kelionių (baigti darbą); jei įjungta „Bet kuris automobilis“, darbas gali prasidėti ir asmeniniame automobilyje – programėlė apie tai įspėja, o vairuotojai turi būti instruktuoti tada baigti darbą; draudimas naudoti Baltoll privačiam gyvenimui stebėti (Baltoll sąlygų 5 skyrius). | Maža |
| Perteklinė stebėsena, spaudimas ar neteisingi sprendimai dėl darbuotojo | Duomenys naudojami tik nurodytiems tikslams; prieš priimant sprendimus dėl darbuotojo, jam leidžiama paaiškinti; GPS duomenys laikomi pagalbiniais (galimi netikslumai). | Maža |
| Neteisėta prieiga, duomenų nutekėjimas | HTTPS; prieiga pagal vaidmenis; slaptažodžiai saugomi maišos pavidalu; šifruotos atsarginės kopijos; serveris ES; tvarkytojo saugumo priemonės (duomenų tvarkymo sutarties 2 priedas); nebenaudojamų paskyrų ir telefonų išjungimas. | Maža |
| Per ilgas saugojimas | Automatinis ištrynimas pasibaigus Skydelyje nustatytam terminui; detalus maršrutas ir sustojimai – tik 30 dienų; terminas pasirinktas tik tiek, kiek reikia apskaitai. | Maža |
| Detalus judėjimo ir sustojimų stebėjimas (kur ir kiek laiko stovėta) | Tik darbo metu; tik sustojimai ilgesni nei 3 min.; saugoma 30 dienų; galima rinktis režimą „Tik mokamus kelius“, kai maršrutas ir sustojimai nerenkami; duomenys naudojami darbui organizuoti, ne nuolatiniam darbuotojo elgesio vertinimui. | Maža |
| Perdavimas trečiosioms šalims | Tik tvarkytojui ir jo subtvarkytojams pagal duomenų tvarkymo sutartį; į JAV gali būti perduodamos tik koordinatės vietovardžiui nustatyti ir pranešimų raktas („Google“, remiantis ES ir JAV duomenų privatumo sistema ir standartinėmis sutarčių sąlygomis) bei telefonui neperskaičius – čekio nuotrauka („OpenAI“, standartinės sutarčių sąlygos; nenaudojama modelių mokymui). | Maža |
| Tretieji asmenys degalų čekiuose | Fotografuojamas tik čekis; kortelės skaitmenis galima uždengti; čekiai ištrinami kartu su kitais duomenimis. | Maža |